205: Bättre struktur i tillvaron (repris)

David Stiernholm är struktör. Han hjälper människor och verksamheter att få bättre struktur i tillvaron, så att vi kan lägga tid på det som är viktigt istället för på en massa småsaker som distraherar oss.

Struktur och ordning och reda är inget man löser en gång och sen är det klart. Vi är många som kan behöva lite hjälp på traven och det är precis vad David Stiernholm sysslar med i sin yrkesroll.

Tricket är sällan att skaffa nya verktyg, berättar han. Nyckeln till framgång är snarast att bli bättre på att använda dem vi redan har.

Här är nio av Davids tips:

• En att-göra-lista ska vara kortare än en arbetsdag. Du ska kunna bocka av den helt enkelt.
• Separera din kalender och din att-göra-lista. Det som är tidsbestämt ska stå i kalendern medan övriga aktiviteter ska stå på att-göra-listan.
• Skapa textmallar för texter du använder ofta så att du slipper skriva samma textsnuttar om och om igen.
• Vad ska vi kommunicera om i vilken kanal och när? Prata om det och besluta hur ni ska göra.
• Skilj på mål och process. Gör det du gör idag att du närmar dig de mål du har eller tar de dig längre bort från målet?
• Skilj på stort och smått. Låt inte det mindre komma i vägen för det större. Fundera på hur mycket tid och resurser saker och ting får ta.
• Se till att du kommer igång med det som är viktigast. Nyckeln är att börja göra en liten del. Få bort frestelser.
• Verb hjälper oss att komma igång med de där stora uppgifterna som tar emot. Skriv inte vaga verb som “kolla på”, “ta det sen” eller “fixa”. Välj hellre “analysera, fråga, ringa, skriva” som är tydligare.
• Tajming är viktigt. Gör kognitivt svårare saker på morgonen och enklare saker senare på dagen.

Vi vill också lägga till Davids tips för att uppleva bättre struktur och kunna se till så tiden går till rätt saker i höst:

1.  Hur nyttjar du din tid bäst i höst? Vad behöver du hinna? Vad är det viktigaste du vill få klart innan julen är här? Lista de viktigaste punkterna. Ta hänsyn till hur din arbetsbelastning brukar vara under den delen av året så att listan blir rimlig. För mig blev det denna höst sex punkter; några stora och några mindre.
2. Vilken karaktär ska hösten ha? Beskriv för dig själv vad den ska präglas av, rent av hur den ska kännas, om du trivs med det. Jag vill att den här hösten ska vara rolig och inspirerande. Känns det inte så framåt oktober, betyder det att jag behöver förändra något.
3. Hur vill du att hösten absolut inte ska bli? Ringa in vad du inte vill vara med om i höst. Hur ska veckorna inte se ut och dagarna inte vara? Kanske har du förfärliga veckor i färskt minne som du inte vill uppleva igen?
4. Hur vet du när hösten blivit bra? Vad ska ha hänt för att du ska kunna ta hem segern? Vad ska vara uppfyllt för att du ska kunna konstatera att det blev som du ville? Här formulerade jag fyra väldigt specifika mål att stämma av.
5. Vad ska du göra på ett nytt sätt i höst, så att du får nya resultat? Och, vad ska du inte längre göra som du har gjort hittills?

David har också skrivit en artikel hos vår samarbetspartner Motivation.se. Den handlar om att förenkla - det gillar vi! Den heter Mindre krångel mer struktur, förenkling skapar frihet.