103: Aktivitetsbaserat kontor - så lyckas ni

Aktivitetsbaserade kontor har blivit allt vanligare. Vilka är fallgroparna och hur gör man för att lyckas? Vi frågade experten Aram Seddigh.

Redan på 70-talet började man experimentera med att möblera kontor så att de skulle vara flexibla. Då handlade det mest om att kunna rulla med sig hurtsar mellan olika platser. Det vi idag menar när vi pratar om aktivitetsbaserade lösningar blev populärt på allvar runt 2012.

Aktivitetsbaserade kontor ska inte förväxlas med så kallade flexkontor där olika skyltar och symboler visar var man till exempel får prata högt och var man ska vara tyst.

Det berättar Aram Seddigh, psykolog som doktorerat på sammanhanget mellan kontor, arbetsmiljö och arbetssätt. Till vardags jobbar han med att få arbetsplatser att lyckas med just den fysiska arbetsmiljön, ibland i samband med en flytt och ibland genom att förändra saker och ting i befintliga lokaler.

Cellkontor mest uppskattade - öppna landskap minst
När man frågar människor var och hur de helst jobbar föredrar de flesta så kallade cellkontor, alltså att jobba i ett eget rum. Det minskar risken för distraktioner. De största problemen hittar man i öppna landskap där det ofta är svårt att kunna jobba fokuserat.

Där kan den aktivitetsbaserade miljön vara ett bra mellanting eftersom cellkontor många gånger blir kostsamt för arbetsgivaren - och dessutom inte passar alla sorters arbete, som till exempel återkommande samarbeten i team.

- Den fysiska arbetsmiljön är en service till medarbetarna. Det måste helt enkelt lösas och är det inte bra behöver man tänka ett varv till, säger Aram.

I nyare studier börjar man se att det ofta har funnits ett gott syfte men att den en bristfällig inledande analysen gjort att ytorna blivit under- eller feldimensionerade. Frånvaro av avskildhet och tysta rum är ofta ett problem, ett annat att mötesrummen inte räcker till och skapar ledtider i organisationer.

- När medarbetare är hänvisade till hemmet för att kunna fokusera har något gått fel, säger Aram som fortsätter: Att jobba hemma ska vara en förmån och en möjlighet, inte en lösning på problem på arbetsplatsen.

Tillgänglighet och ytornas funktion viktigast
För att lyckas med det aktivitetsbaserade kontoret behöver man framför allt ta hänsyn till två dimensioner:

1. Graden av tillgänglighet: alltså hur tillgänglig personen eller gruppen ska vara för andra människor medan man jobbar. Kan kollegorna sticka in huvudet med en fråga då och då eller behöver man avskildhet för fokus?
2. Individuellt arbete eller samverkan i grupp. Om och när medarbetarna behöver arbeta på egen hand eller tillsammans med andra och i vilken utsträckning. Mängden gemensamma ytor och rum för avskildhet och fokus behöver dimensioneras rätt.

Är förutsättningarna rätt kommer det att fungera, menar Aram. Finns inte förutsättningarna börjar vi "hamstra" och försöker säkerställa tillgång till till exempel ett skrivbord trots att vi kanske inte behöver det under större delen av dagen. Då är det läge för ett omtag.

6 framgångsfaktorer för att lyckas med det aktivitetsbaserade kontoret

• Kartlägg behoven först: vilken sorts ytor behövs och hur mycket av varje?
• Involvera medarbetarna medan kartläggningen pågår.
• Bygg rätt sorts ytor (för fokus, avskildhet och samarbete, formella och informella möten) i rätt mängd och storlek. Utgå från behoven, inte vem som skriker högst.
• Sätt målet att det ska ta 30 sekunder att förflytta sig och få tekniken att funka.
• Arbeta med nudging - gör det lätt att göra rätt.

Vår samarbetspartner Twitch Health är måna om den fysiska aktiviteten under en arbetsdag! I ett blogginlägg reder deras fysioterapeut Emily Backlund ut hur man bäst kan bryta stillasittandet. Hon rekommenderar att vi ställer oss upp varje halvtimme och gärna lägger in någon liten pulshöjande aktivitet då och då. Det finns heller ingen optimal sittposition utan variation är nyckeln till välmående. Hon tipsar också om vad du ska göra om du redan fått problem. Läs hela inlägget om rörelse i arbetsvardagen här.