87: Lyckas i det öppna kontorslandskapet

Studie efter studie visar att öppna kontorslandskap sänker produktiviteten och kommunikationen. Trots det verkar de vara här för att stanna. Vi resonerar oss fram till hur vi kan få det att funka bra trots allt.

Tanken var att öppna kontorslandskap skulle spara pengar och skulle öka samarbetet. Riktigt så blev det inte.

Färre riktiga samtal
Bland annat visar en studie från Harvard att den verbala interaktionen minskade med 70% i organisationer där man bytte till öppna planlösningar. Istället ökade den digitala kommunikationen som mejl och chattar. När vi alla sitter i ett helt öppet rum blir det extra viktigt att inte störa varandra hur som helst.

Ökat missnöje
En annan studie från Centrum för tjänsteforskning vid Karlstad universitet visar att människor som jobbar i öppna kontorslandskap mår sämre och är mer missnöjda med sitt jobb.

Vad gäller hemarbete är det många som vittnar om att man får mer gjort hemma. Ändå är det få som helt vill släppa kontoret. I en undersökning på en resebyrå i Kina som beskrivs det här avsnittet av podcasten Freakonomics visade det sig att produktiviteten ökade med 13% när medarbetarna jobbade hemma. Många vittnade om att det var lättare att få saker gjorda i hemmet. Trots det ville många tillbaka till kontoret i alla fall. Anledningen? De kände sig ensamma.

Det här kan vi göra
Som organisation gäller det att identifiera vilka behov medarbetarna har. Fokusera tyst vid dator? Ha kreativa möten? Sköta telefonsamtal ifred utan att störa andra? Vi behöver sätta upp riktlinjer som ger oss förutsättningar för att kunna göra allt det där, när vi behöver det: fokusera, kommunicera och ha arbetsro.

5 tips för det öppna kontorslandskapet

1. Identifiera era behov. Vilken sorts ytor behövs för fokus respektive samarbete, vilka ljud är okej när och var?
2. Låt medarbetare vara med och arbeta fram riktlinjer.
3. Ta hand om den fysiska ljudmiljön med mattor och annat som dämpar ljud.
4. Se till att tysta och/eller avskiljda rum finns tillgängliga och utvärdera användandet.
5. Ta upp en diskussion om vilka beteenden som är ok och vilka som stör och vad ni kan göra för att minimera de senare.