פרק 34: איך מתכוננים לראיון ולגיוס לתפקיד חדש

איך מתכוננים לראיון ולגיוס לתפקיד חדש

הנה התמלול המלא של הפרק:

גיוס חדש בדרך כלל מתחילים בישיבת kickoff
בישיבת הנעה עם המנהל המגייס או המנהלת המגייסת.

היום בפרק שלנו בפודקאסט, נדבר על מה חשוב להיות בפגישת ההנעה, כמה זמן צריך להקדיש לזה האם המנהלים משתפים פעולה. עשיתי סקר ממש בשבוע שעבר אני אשתף אתכם בתוצאות של הסקר ונדבר על איך לבנות פגישת הנעה kick off meeting הכי הכי אפקטיבית שתשרת אתכם בשביל להניע גם ראיונות טובים וגם גיוסים מוצלחים לארגון.

ברוכים הבאים לפרק חדש בפודקאסט גיוס זה מקצוע, והשבוע אני רוצה לדבר על איך מתכוננים לראיון ואיך מתכוננים בכלל לתהליך של גיוס, איך מתחיל תהליך של גיוס. עבודת ההכנה לפני ראיון מתחילה כבר בשלב של הגדרת התפקיד כמו שקוראים לזה בדרך כלל ה- kick off meeting עם המנהל / מנהלת המגייסים ובעצם ב"קיק-אוף" או "שיחת ההנעה" הזאת, בעצם יש לנו שתי מטרות עיקריות: האחת, להגדיר את התפקיד ואת הפרופיל, את מי אנחנו מחפשים לצורך השיווק, לצורך הפרסום של המשרה.  המטרה שניה היא להגדיר את התפקיד כדי להצליח לעשות את המיון והסינון של המועמדים שאנחנו מקבלים.

כדי לבנות את השאלות לראיון, כדי לבנות שאלון מקדים שאולי ניתן לאנשים לענות עליו, שאלון דיגיטלי. יש היום כלים גם של בוט, של שאלון בוידאו כלים טכנולוגיים חדשים שנכנסו לשוק. אבל בעצם כדי לבנות את כל הפלטפורמות האלה השונות המקום שבו אנחנו מתחילים לאסוף את המידע הוא אותה פגישת הנעה אותה פגישת kick off meeting עם המנהל או מנהלת המגייסים.

עשיתי סקר בסוף שבוע שעבר ושאלתי קצת שאלות על הנושא הזה של פגישת ההנעה וענו לי משהו כמו 66 אנשים קצת יותר מחצי מהם מנהלות /מנהלים עוד משהו כמו רבע מאלה שענו הן רכזות ורכזי משאבי אנוש וגיוס והשאר סמנכ"לי משאבי אנוש ועוד כל מיני תפקידים סמי עצמאיים וכאלה, החלק העיקרי מנהלות ומנהלי מש"א וגיוס או רכזות ורכזי גיוס. שאלתי כמה זמן בממוצע אתם מקדישים כדי לשבת עם המנהלים המגייסים. שליש אמרו שהם מקדישים איפה שהוא בין רבע שעה לחצי שעה עוד שליש אמרו שהם מקדישים בין חצי שעה לשעה ועוד משהו כמו 15% אמרו שהם מקדישים מקסימום 15 דקות, מקסימום רבע שעה. והשאר חלק מקדישים יותר משעה חלק לא יושבים בכלל עם המנהלים.

שאלתי אם רוב המנהלים משתפים פעולה בקלות עם פגישת הנעה כזאת ו 50% אמרו ש-כן. האמת שהם שמחים, לשבת לדבר על התפקיד החדש שנפתח לגיוס שמחים להשקיע את הזמן. בערך 37% אמרו שהם משתפים פעולה אבל תמיד קצרים בזמן והאמת שהפתיע אותי אבל רק 6% ממש מעט מאוד אמרו שזה סיוט לתפוס את המנהלים וצריך לרדוף לנדנד להם ומאוד שמחתי לשמוע את זה שהרוב גם מקדישים את הזמן וגם שהמנהלים ככה שמחים.

אני חייבת להגיד זה לא מפתיע אותי כי כשאני ישבתי עם מנהלים הם תמיד שמחו באמת להקדיש לזה את הזמן ולחשוב ביחד על הגדרת התפקיד אבל מהניסיון בשטח אני יודעת שהרבה פעמים זה מפגש שמגייסות/מגייסים מגיעים אליו עם הרבה סימני שאלה עם הרבה חששות ועם פחד שהמנהלים לא ישתפו פעולה ומאוד מאוד שמחתי שיותר מ 50% דיברו על באמת שמחה של המנהלים רצון לשבת ולהקדיש את הזמן להכנה לתהליך לבנייה של התפקיד. שאלתי על מה אתם בדרך כלל מדברים עם המנהלים המגייסים באותה פגישה, קרוב ל 80% דיברו על הצורך בתיאור תפקיד כדי לדעת למיין קורות חיים, עוד 75% דיברו על זה (במקביל כן כי אפשר לסמן כמה אופציות)

75% דיברו על זה שהם צריכים את תיאור התפקיד בשביל הפירסום ברשת או באתר משהו כמו 55% אמרו שהם שואלים מה מושך אנשים לעשות את התפקיד כדי לכתוב מודעה אטרקטיבית. עוד  42% דיברו על זה שהם שואלים על מצבים בתפקיד התנהגויות בתפקיד כדי לבנות שאלון לראיון ההתנהגותי, תיכף נרחיב על זה רק 36% דיברו על זה שהם גם משתמשים בהזדמנות הזאת כדי לאסוף פרטים על אנשי קשר, גורמים שאפשר לבנות לבדוק איתם הפניות. אז זאת הזדמנות טובה ככה להציע את זה לשאול את המנהלים: "תגידו עם מי כדאי לבקש שיפנו אנשים מקצועיים? מי אתם מכירים ארגונים דומים ושונים מקבילים אנשים שעבדו בעבר בתפקיד אולי מכירים אותו?" כלומר תנצלו את ההזדמנות של השיחה הזאת עם המנהלים גם כדי לבקש הפנייה לגורמים שיכולים לתת הפניות והיו פה עוד שהוסיפו כל מיני הערות של בירור לגבי ה"סופט סקילס" כדי להבין ככה את המהות שלו יותר את הנקרא לזה "משתנים אישיותיים" להכיר את הסביבה את מנהל העבודה ובעצם אני מכניסה את כל זה לקטגוריה של המצבים וההתנהגויות כדי לבנות את השאלון לראיון תיכף נדבר קונקרטית על איך עושים את זה.

ואני באמת רוצה להמליץ קודם כל שתיקחו לפחות שעה ואני יודעת שהרבה פעמים גייסתם את התפקיד הזה בעבר וזה נראה אולי ככה משהו שאתם אמורים כבר לדעת אז בוודאי שאם זה כי גיוסי מאסה אנחנו לא צריכים בכל פעם שמגייסים לשבת שוב אבל כן אם לא עשיתם את זה בזמן האחרון, בחצי שנה שנה האחרונה, בהחלט הייתי מציעה לעשות על זה רגע ישיבה כדי לעשות תיאום ציפיות לעשות יישור קו עם המנהלים המגייסים אפילו עם כמה אנשים שמגייסים לאותו תפקיד אם נגיד יש כמה מנהלים שמגייסים מפתחים בארגון, אם יש כמה מנהלים שמגייסים אנשי מכירות להכניס את כולם לחדר פיזי או ווירטואלי ולשאול רגע בואו נדבר על התפקיד הזה. האם אנחנו עדיין מסננים אותו נכון האם הגורמים שעל פיהם אנחנו מסננים כמו השכלה כמו ניסיון קודם האם עדיין צריך את הרקע הזה.

אנחנו יודעים שהיום בשוק יש פחות ופחות מועמדים יש כבר היצע הרבה יותר קטן, הרבה אנשים בכלל לא מחפשים עבודה. זאת הזדמנות טובה רגע לעשות איזה בדיקה מחדש של הפרופיל גם לצורך הפרסום וגם לצורך הסינון ולשאול האם אנחנו עדיין ממוקדים נכון האם יש ניואנסים שאפשר לשנות.

אולי צריך פחות ניסיון פורמלי ויותר ניסיון תעסוקתי אולי ההיפך. אנחנו יכולים גם אנשים בלי שום ניסיון אבל עם איזו שהיא משיכה על התחום או איזו שהיא נטייה לתחום. איזה שאלות אפשר לשאול אולי אפילו איזה סימולציה קצרה שאפשר לעשות לפעמים בשאלה או שתיים אפילו במענה בוידאו או בטקסט בהזמנה של לתת לבן אדם לכתוב את הטקסט. אפשר לעשות ניסיון ולבדוק את ההתאמה של המועמדים. ברגע שאני מנצלת את השיחה עם המנהלים המגייסים כדי לפתוח את הפרופיל אז בעצם זה מאפשר לי לבנות מחדש את כל תהליך הסינון שאחרי. לשבת ולשאול אוקיי האם יש איזה שהן שאלות שהיינו יכולים לתת למועמדים לענות עליהן בסינון מקדים. שאלות שיכול להיות שקשורות לנושא של מוטיבציה, יכול להיות שאלות שקשורות לידע. יכול להיות שאלות שקשורות להתנסויות בעבר האם היו לך או לא היו לך ההתנסויות האלה בעבר?

לפעמים עצם השאלה האם מתאים לך לעבוד במקום מסוים? ביישוב מסוים? האם מתאים לך לעבוד בעבודת משמרות? האם מתאים לך לעבוד בתפקיד שדורש אנגלית ברמה גבוהה כל מיני שאלות כאלה שהן, נקרא לזה טכניות. במקום לשאול האם יש לך או אין לך או אם את יודעת אנגלית פשוט לשאול האם את מוכנה לעבוד בתפקיד שזה חלק מהדרישות שלו ואם התשובה היא לא אז זה כבר לא יהיה רלוונטי אז אני יכולה עוד מראש עוד לפני השיחה המקדימה הראשונה בטלפון כבר לשחרר את האנשים שזה פחות מתאים להם. אז עם המנהלים אני מייצרת סט ראשוני כזה של שאלות לסינון מקדים.

אני גם מקדישה הרבה זמן לשיחה של ממה יהנה מישהו שיבוא לתפקיד הזה. איזה שלב זה מאפשר לו לעבור או מאפשר לה לעבור בהתפתחות המקצועית שלו/שלה כדי לכתוב על זה במודעה כדי לדבר על זה לתת לזה את הבמה, כדי להסביר מי האנשים שממש יפרחו מכזה תפקיד. ככל שאתם תהיו מדויקים יותר בפרסום זה ימשוך את האנשים שזה מאוד רלוונטי אליהם מאוד מדבר אליהם.

והדבר האחרון אמרנו ההכנה לראיון בראיון התנהגותי מצבי אנחנו ממפים את המצבים, את סט המצבים שאותו בן אדם הולך להתמודד איתם שהיא הולכת להתמודד איתם בתפקיד הזה, כדי שנוכל אחר כך לבנות סט של שאלות דיברנו על זה בעבר שאלות של "האם פעם היית במצב כזה?" ובואי תני לי דוגמאות של מה עשית במצב הזה. למשל אשת מכירות אני אשאל האם היית פעם במצב שמכירה הלכה קשה? שלא שיתף איתך פעולה הלקוח. מה עשית תני לי דוגמא. ועוד דוגמא. ועוד דוגמא.

למשל בתפקיד של נגיד איש פיתוח/ אשת פיתוח אני אשאל האם קרה פעם שתכננת איזו שהיא תוכנית ופתאום היה בלת"מ, משהו לא מתוכנן? זאת שאלה שמתאימה להרבה תפקידים. באיזה מקרים זה קרה בואי תני לי דוגמא. למשל בתפקידים במפעל ייצור אני יכולה לשאול טכנאים האם קרה פעם שעבדת המון מכונה והייתה איזה שהיא תקלה משהו מפתיע משהו שלא הכרת בעבר. מה עשית? איך התמודדת עם אותה תקלה שלא הכרת קודם. מה עשית?

כלומר עבודת ההכנה תהיה למפות את המצבים שהולכים לקרות לאותו בן אדם בתפקיד ואני בכוונה מכוונת למצבים מורכבים לא למצבים הסטנדרטים, מצבים ספציפיים כמו לקוח שלא משתף פעולה או בלת"מ שהפתיע, או תקלה טכנית. מצבים מאוד ספציפיים לתפקיד. ככל שאתם יותר ספציפיים תקבלו דוגמאות שישרתו אותכם יותר, ואני שואלת אם היית פעם בכזה מצב מה עשית? מה קרה? תן לי דוגמא. ואני אוספת לפחות 2-3 דוגמאות לכל אחד מהמצבים.

עבודת ההכנה שלי עם המנהלים תהיה לשבת ולמפות את אותם מצבים, כדי שהשיחה שלי תוכל להתמקד במצבים. גם במצבים מקצועיים וגם כמו שכתבו אנשים שענו על הסקר גם במצבים הבין-אישיים, במצבים שקשורים יותר לסביבה של הארגון נגיד אם אתם ארגון שאנשים בדרך כלל יושבים יחד בארוחת צהריים או ארגון שאנשים הרבה פעמים עובדים ביחד בצוותים ויש הרבה אולי אפילו מתחים זה גם בסדר לשאול האם היית פעם בצוות שעבדו מאוד אינטנסיבי ביחד והיה איזה מתח נגיד לקראת הגשה של איזשהו פרויקט או עמידה בדד-ליין. מה עשית? מה קרה? עם מי היה המתח? אתם יכולים לשאול על מצבים ספציפיים גם מקצועיים גם בין אישיים. גם מולכם כמנהלים, האם קרה פעם שקיבלת משוב ממנהל ולא הסכמת איתו. מה עשית? כמה שתהיו יותר ספציפיים ותכינו מראש את השאלות האלה ביחד עם המנהלים בשיחת ההנעה, אחר כך גם אתם וגם הם תוכלו להשתמש בשאלות האלה בראיון שלכם.

אבל פגישה ההנעה זה זמן מעולה לברר עם המנהלים את המצבים את האירועים שהולכים לקרות לאותו בן אדם בתפקיד וזה ישרת אתכם בכל כך הרבה מובנים. אני יכולה לספר שבסדנאות לפעמים מספרות לי מגייסות מגייסים שכשהם ישבו עם המנהלים ושאלו אותם על המצבים שהולכים להיות בתפקיד היו אפילו מקרים כשמנהלים הבינו תוך כדי השיחה שהגדירו לא נכון את התפקיד או אפילו אני זוכרת לפחות כמה מקרים שהם ממש ביטלו את הגיוס שאמרו עכשיו כשאנחנו מדברים הבנתי שזה גיוס שהוא פחות רלוונטי, או הוא יהיה רלוונטי יותר מאוחר בהמשך השנה. וממש עצרו גיוס ככל שהמגייס/ת ממש ישבו "חפרו" והתעקשו על להבין יותר טוב את הגדרת תפקיד.

אז קודם כל אני יכולה להגיד לכם שלעשות את התהליך הזה ימצב אתכם במקום יותר מקצועי יותר מוביל, לוקח אחריות על התהליך אמרנו בסקר שעשינו בשבוע שעבר ממש 50% אמרו שהמנהלים שמחים לשבת ועוד 37% אמרו שהם משתפים פעולה אפילו שהם קצרים בזמן. אז ההמלצה החמה לסגור זמן ביומן עם המנהלים לפחות חצי שעה אם לא שעה ויותר ולהקדיש את הזמן גם להבין איך לראיין מה המצבים שהולכים להיות בתפקיד איך נראה מישהו שמתפקד טוב במצבים אלה איך נראה מישהו שמתפקד פחות טוב וגם להבין מי אנשים שמאוד מאוד יהנו מהתפקיד ולהשתמש במידע הזה במודעות שאתם כותבים בפרסומים שאתם רוצים על התפקיד הזה באתרים בלוחות דרושים בפרסומים השונים שלכם.

שיהיה שבוע טוב והרבה הרבה הצלחה ביי.